Maintract – gör avtalet till ett levande dokument

En it-lösning som digitaliserar både enkla och komplexa avtal och minskar risken för att misstag görs samtidigt som den ökar effektiviseringen. Maintract är en produkt som Nordicstation erbjuder, vilken möjliggör för företag att digitalisera sin avtalsstruktur.

 

Nordicstation erbjuder produkten Maintract som är en lösning för de företag som handhar olika sorters avtal. Istället för den klassiska avtalsstrukturen, med mallar papperkopior och manuell hantering, möjliggörs en digitalisering av avtalet. Det blir ett levande dokument som tar hänsyn till både externa data och förändringar inom själva dokumentet. Tack vare Maintract kan alltså avtalshanteringen effektiviseras samtidigt som produkten hjälper organisationen att hålla god struktur och ordning.

 

Låsta dokument gav idéen

Idén till Maintract föddes bland worddokument och utskrifter. Under sin tid som jurist på advokatbyråer och sedermera bank jobbade grundaren Ludvig Lejon med större finansieringsprojekt. En stor del av hans tid lades på dokumentation som var både komplex och omfattande. Så småningom väcktes en tanke hos Ludvig: tänk om det gick att automatisera kontraktsskrivningen som var både svår och tidsödande och samtidigt digitalisera innehållet?

 

Tanken växte sig allt större och till slut sade han upp sig från sitt jobb för att börja skissa på sin idé.

 

"Jag började med att på egen hand lära mig mjukvaruutveckling och den teknik som behövdes för att förstå helheten av min vision och hur den skulle kunna bli verklighet".

 

Många fördelar med digitaliserat avtal

Att använda sig av levande avtal, har flera fördelar. Bland annat kan innehållet i avtalen samköras mot annan data och ändras något på en sida så överförs den ändringen till berörda platser i dokumentet per automatik. Detta kan även vara till fördel när man som företag har en stor koncernstruktur eller många leverantörer och då slipper uppdatera information på flera ställen. Uppdateringar och justeringar av avtalet underlättas genom att det går att signera avtalet digitalt.

 

– Lösningen kan även hämta extern data, som en aktiekurs, och följa upp eventuella villkorskonsekvenser som finns i kontraktet. Det går också att kors-köra data mot den data som finns i kontraktet. Bland annat använder en av storbankerna programmet för sina finansieringsavtal, berättar Ludvig.

 

Redan befintliga avtal går att importera i Maintract och just nu pågår utvärdering och utveckling för att skapa mervärde även för dessa. 

 

Minskar risken för misstag

Det går även att hålla koll på när kontrakt löper ut. I ett projekt med många leverantörer blir det snabbt många datum att hålla reda på. Med hjälp av Maintract kan du som användare få en varning inför slutdatum eller så kan du välja att en förnyelse eller ett erbjudande skickas ut per automatik när slutdatum närmar sig.

 

– Den stora vinningen är såklart, utöver att du inte längre behöver lägga tid på att gå igenom kontraktet manuellt med jämna mellanrum, att risken för att missa viktiga detaljer eller datum försvinner. Eftersom du inte behöver jobba med gamla, slutna dokument, behöver du heller inte dubbelkolla allt eller lägga tid på att uppdatera på flera ställen. Det sker automatiskt, förklarar Ludvig.

 

Fokus på kundens behov

Sedan en tid tillbaka har Maintract och Nordicstation ett givande samarbete. Många av Nordicstations kunder handhar precis den sortens kontrakt som Maintract möjliggör en digitalisering av, både enkla och komplexa.

 

– Nordicstation, som ofta sitter och jobbar med kundens dataflöden, vet i vilka situationer Maintract kan underlätta för kunden. Vi kan serva kundens dataflöden och Nordicstation kan se till att kundens it-system får maximal nytta av Maintract. Vi jobbar båda agilt samt innovativt och tänker på samma sätt när vi jobbar för kundens bästa. Dessutom delar vi samma vision om att digitalisera allt fler företag och att jobba hållbart, där en agil och anpassningsbar lösning kan komma flera företag till gagn, säger Ludvig.