Sharelock - bättre säkerhet och effektivitet för Compliance

Ett verktyg som sparar tid, ökar säkerheten och underlättar administrationen. För Compliance är Sharelock till stor hjälp när det kommer till hantering av anställdas värdepappershandel.

 

Sharelock är ett system som vi utvecklade för femton år sedan. Då såg vi ett behov hos våra kunder inom den finansiella sektorn av att enklare kunna hantera anställdas och uppdragstagares privata affärer med värdepapper. Många organisationer sköter hanteringen manuellt, exempelvis via Excel eller mejlkorrespondens, något som både är tidskrävande och medför ökade risker. Med Sharelock kan de anställda själva gå in och rapportera sina innehav av värdepapper, vilket skapar en säkrare hantering av känsliga uppgifter och minskar risken för fel.

"Eftersom Sharelock hela tiden loggar all aktivitet som sker i systemet kan du enkelt ta fram den information som efterfrågas, oavsett om det handlar om flaggningar eller en specifik personuppgift."

Anpassningsbart system

Systemet flaggar automatiskt när det uppstår ett regelbrott och Compliance kan själva administrera och applicera vilka regler som ska gälla.

– Sharelock är anpassningsbart efter kundens behov och det går till exempel att styra reglerna mot vissa grupper, såsom ledningsgrupp eller konsulter. Det går även att själv bestämma vad systemet ska reagera på. Ett exempel är enmånadsregeln, ett annat när du behöver bevaka handeln med vissa värdepapper som inbegriper särskilda bestämmelser för de anmälningsskyldiga, säger Frida Widén, KAM hos Nordicstation.

Full kontroll på information

Sharelock uppdateras kontinuerligt, både för att möjliggöra efterlevnad av regler och riktlinjer men också för att bidra till en smidigare användarupplevelse. Sedan GDPR infördes har kraven på företags hantering av personuppgifter ökat. I Sharelock kan du gå in och begära ut de uppgifter du behöver och känslig information gallras systematiskt bort när användare inaktiveras.

– Eftersom Sharelock hela tiden loggar all aktivitet som sker i systemet kan du enkelt ta fram den information som efterfrågas, oavsett om det handlar om flaggningar eller en specifik personuppgift. Vår produkt är GDPR-anpassad med funktioner som gör det möjligt att enkelt tillgodose exempelvis rätten att bli glömd, gallring och rätten att veta vilken information som finns lagrad om en själv, berättar Frida.

Skicka frågor i systemet

En uppskattad funktion i systemet är att användare själva kan öppna ett ärende och skicka eventuella frågor till Compliance, som då får en notifikation.

– Du slipper skicka mejl som kan komma på villovägar eller försvinna i mängden. Kommunikationen blir effektivare för alla inblandade och det minskar även risken att något faller mellan stolarna, förklarar Frida.

Case

Sharelock har varit ett stöd till Compliance i 15 år. Så här började allt.

Läs mer om Sharelock